Już w fazie planowania projektu IT należy zdefiniować, co ma być objęte jego zakresem oraz oszacować harmonogram i budżet. Połączenie pomiędzy zakresem, budżetem i harmonogramem, nazywane jest często tzw. „Triple Constraint Triangle”, gdyż są one ze sobą nierozerwalnie powiązane. Wielu przedsiębiorców z pewnością miało okazję doświadczyć rozterek gdy przykładowo, w momencie zamawiania nowego oprogramowania do firmy, chciało je pozyskać „szybko, tanio i w dobrej jakości”. W takiej sytuacji często spotykali się z odpowiedzią wykonawcy, iż może zrealizować jedynie część z tych wymagań, przykładowo:
- jeżeli ma być tanio i szybko, to raczej nie będzie rzetelnie,
- jeżeli ma być tanio i dobrze, to zajmie bardzo dużo czasu,
- jeżeli ma być dobrze i szybko, to na pewno nie będzie tanio.
Zależności pomiędzy zakresem, budżetem, harmonogramem i jakością występują także w trakcie realizacji projektu IT. Jeżeli w którymkolwiek momencie stwierdzi się, że należy zwiększyć zakres prac w ramach projektu, nieodłącznie wiązać się to będzie z przedłużeniem czasu jego realizacji (harmonogram) i/lub zwiększeniem kosztów (budżet).
Powyższy opis wybranych cech projektu jest podstawowym punktem wyjścia do realizacji projektu IT. Oczywiście każdy projekt z założenia jest unikatowy i posiada szereg uwarunkowań, które każdy przedsiębiorca musi osobno rozważyć i odpowiednio uwzględnić. Jednak po wykonaniu na początku rzetelnej pracy przygotowawczej, opisowej i planistycznej, gdy wszyscy zgodzą się co do zamierzonych celów i efektów a budżet, zakres i harmonogram są realne, szanse na powodzenie przedsięwzięcia znacząco wzrastają.
Do planowania budżetu oraz harmonogramu dostępnych jest wiele programów komputerowych oraz technik niewymagających użytkowania komputera, a skupiających się na działaniach małego zespołu w jednym miejscu. Warto zapoznać się z takimi narzędziami jak wykres Gantta, analiza PERT, kamienie milowe, wykresy sieciowe, jak też innymi przydatnymi metodami planowania projektów.
Dobre zaplanowanie projektu IT z dużym prawdopodobieństwem pozwoli nam na uniknięcie wielu problemów realizacyjnych w przyszłości. Tutaj też działa zasada Pareto – 20% nakładów pracy (poświęcone na planowanie i dobór odpowiedniego partnera) odpowiadać będzie za minimum 80% efektów projektu IT. Błędy popełnione na etapie planowania projektu IT mogą kosztować firmy wiele (lub być w skrajnym przypadku „nienaprawialne”), szczególnie jeżeli chodzi o dedykowane oprogramowanie.
