Ewaluacja projektów IT jest narzędziem, które w perspektywie czasu realizacji przedsięwzięcia, przyczynić się ma do uzyskania wyższej jakości produktów i rezultatów danego projektu. Celem takiej ewaluacji jest wspieranie skutecznej realizacji projektu IT.
Z uwagi na różnorodny charakter działań prowadzonych w projekcie IT, prace ewaluacyjne mogą mieć różne natężenie w czasie. Ewaluacja projektu skupiać się powinna na dwóch obszarach: tj. na:
- bieżącej ocenie postępów w realizacji projektu IT i ich zgodności z założeniami (ewaluacja rezultatów poszczególnych etapów w realizacji projektu – tzw. „kroków milowych”) oraz
- ewaluacji końcowej, rozumianej jako ocena użyteczności i jakości projektu z perspektywy firmy po wdrożeniu danej technologii IT.
Ewaluacja każdego projektu IT (znajdującego się w fazie realizacji) powinna być wykonywana okresowo i odpowiadać m.in. na następujące pytania:
- Czy działanie jest realizowane zgodnie z założeniami merytorycznymi i harmonogramem wdrożenia?
- Jeśli zanotowano odstępstwo od założeń – to jakie były tego przyczyny? Jakie należy podjąć / jakie podjęto środki zaradcze? Na ile podjęte środki zaradcze okazały się skuteczne?
- Czy istnieje niebezpieczeństwo niezrealizowania założeń do końca realizacji projektu? Jakie środki zaradcze można zastosować, żeby zapobiec sytuacji niezrealizowania zadania lub zrealizowania go w niepełnym zakresie?
- Czy efekty projektu oraz wypracowane w jego rezultacie produkty w pełni odpowiadają potrzebom firmy?
- Jakie rekomendacje należy sformułować, aby usprawnić realizację poszczególnych produktów projektu IT?
Oprócz wskazanych wyżej pytań o charakterze ogólnym, należałoby sformułować również szczegółowe pytania ewaluacyjne w odniesieniu do ewaluacji okresowych, jak i końcowej (np. w zakresie oceny stopnia przygotowania kadry przedsiębiorstwa do wdrożenia, zakładanego okresu stabilizacji produkcji, oceny jakości usług dostawcy technologii, itd.).
Dodatkowym, ważnym elementem ewaluacji projektu IT powinna być analiza i ocena, czy osiągane rezultaty projektu przyczyniają się do realizacji strategii rozwoju technologii w firmie (i szerzej strategii całego biznesu). W tym celu mogą być pomocne dedykowane wskaźniki dla projektu, tj. np. stopień pokrycia testami automatycznymi, stopień realizacji testów akceptacyjnych, liczba błędów krytycznych, liczba przeszkolonych pracowników, itp.
Istotnym elementem realizacji projektu IT jest konieczność przewidywania problemów i zapobiegania błędom, jakie pojawiać się mogą w trakcie wdrażania nowej technologii w firmie oraz reagowanie w momencie, kiedy możliwe jest oddziaływanie na ich kształt i zakres. Tym samym integralnym elementem ewaluacji jest przygotowanie narzędzi ewaluacji projektu, których celem jest ograniczenie ryzyka związanego z nieprawidłową realizacją poszczególnych zadań w projekcie. W tym przypadku fakt przeprowadzenia oceny (czas) często nie jest związany z określonym interwałem czy momentem w układzie kalendarzowym, lecz determinowany jest chwilą rozpoczęcia realizacji zadania lub jego części.
Ewaluacja projektów IT może zostać wsparta dobrym i ustandaryzowanym warsztatem narzędziowym. W INNOKREA stosujemy wiele różnych narzędzi do ewaluacji projektów. Dobrą praktyką rynkową jest np. stosowanie narzędzi do zarządzania bieżącymi zadaniami (np. programowanie JIRA Software), zarządzanie wiedzą w projekcie IT (np. Confluence), nie zapominając o harmonogramowaniu projektów (np. MS Project, GanttProject), a kończąc na arkuszach ryzyka (np. w MS Word).
Narzędzia to jednak tylko jedna strona medalu. Projekty IT mogą być realizowane w różny sposób – do tego pomocne są różne metodyki prowadzenia projektów. Ale o tym napiszemy jednym z kolejnych artykułów.
